تعد وحدة أمانة مجلس الكلية من الوحدات الإدارية المهمة في الكليات، حيث تُعنى بتنظيم وإدارة أعمال مجلس الكلية الذي يُعد الجهة العليا لاتخاذ القرارات الأكاديمية والإدارية داخل الكلية. تتولى هذه الوحدة العديد من المهام الأساسية التي تسهم في تسهيل عمل المجلس وضمان سيره بانسيابية، ومن أبرز هذه المهام:
1. تنظيم اجتماعات المجلس:
• إعداد جدول أعمال الاجتماعات بناءً على المقترحات المقدمة من الأقسام والوحدات.
• توجيه الدعوات للأعضاء وتحديد موعد ومكان الاجتماعات.
2. تدوين محاضر الاجتماعات:
• تسجيل المناقشات والقرارات التي تُتخذ خلال الاجتماعات.
• إعداد المحضر بصيغة رسمية وتقديمه للمصادقة من قبل أعضاء المجلس.
3. متابعة تنفيذ القرارات:
• التأكد من تنفيذ التوصيات والقرارات الصادرة عن المجلس بالتنسيق مع الأقسام والوحدات المختصة.
4. الأرشفة وحفظ الوثائق:
• الاحتفاظ بسجلات محاضر الاجتماعات وجميع الوثائق المتعلقة بعمل المجلس.
• تنظيم الأرشيف بشكل يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة.
5. التواصل مع الجهات ذات العلاقة:
• التنسيق بين مجلس الكلية والجامعة، وتوصيل التوصيات والقرارات إلى الجهات المعنية.
• متابعة الردود والإجراءات المطلوبة.
6. تقديم الاستشارات الإدارية:
• دعم المجلس بمعلومات دقيقة حول الجوانب الإدارية والقانونية التي تخص المواضيع المطروحة للنقاش.
تعمل هذه الوحدة كحلقة وصل بين الأقسام والوحدات داخل الكلية، مما يضمن اتخاذ القرارات المدروسة وتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
